Conciliación financiera: ¿qué es y cómo se realiza?

EL conciliación financiera Este es un procedimiento de control muy importante para las empresas que desean evitar discrepancias en sus registros de ingresos.

Además, teniendo en cuenta que cualquier error en el registro de ingresos puede causar problemas al presentar las declaraciones de impuestos anuales, realizar controles periódicos es también una medida de seguridad.

Pero, ¿cómo funciona este procedimiento? ¿Quién puede realizarlo? ¿Es necesario contratar a un profesional para ello? 

Estas y otras preguntas se responderán a lo largo del contenido que aparece a continuación, así que si quieres entender cómo funciona este procedimiento, ¡sigue leyendo!

¿Qué es la conciliación financiera?

Muchas empresas ya realizan procedimientos de conciliación financiera, pero ni siquiera son conscientes de ello, ya que a menudo utilizan otros nombres, como... control de acceso o conferencia de facturación.

Sin embargo, lo cierto es que la conciliación financiera es una práctica que busca verificar cada registro de dinero recibido para garantizar que no existan discrepancias con la cantidad realmente recibida.

De esta forma, se puede identificar y resolver fácilmente la situación clásica en la que la caja registradora muestra más dinero del que realmente entró, o la cuenta de la empresa muestra valores inferiores a los registrados.

Además, esta conciliación también ayuda a evitar problemas con las auditorías, ya que las cuentas que muestran más dinero del declarado dan lugar a discrepancias, que pueden ser sancionadas con multas. 

Por este motivo, mantener este control es muy importante para las empresas que desean supervisar de cerca sus finanzas y así evitar cualquier problema, ya sea monetario o relacionado con auditorías.

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¿Qué situaciones se pueden evitar con este procedimiento?

Cuando hablamos de conciliación financiera, mucha gente no entiende la necesidad de controlar el saldo de su cuenta bancaria casi a diario. Al fin y al cabo, ¿no sería más fácil dejarlo para cuando presenten su declaración anual de impuestos?

A efectos de auditoría, esta opinión incluso puede tener sentido, aunque resolver las discrepancias es mucho más fácil cuando se identifican a tiempo.

Pero, sobre todo para las pequeñas empresas, la conciliación financiera ayuda a prevenir problemas de flujo de caja causados por intentos de fraude.

A continuación se muestran algunos ejemplos:

Fotos de fantasmas 

Casi todos los comerciantes se han enfrentado a la traumática situación de recibir un pago fantasma de Pix, que básicamente ocurre cuando el "cliente" dice que realizó la transacción, pero es mentira.

Al realizar una conciliación financiera diaria, se garantiza que este intento de fraude se identifique lo antes posible y, especialmente en el caso de los establecimientos en línea, esto evita que el pedido se procese.

Recibos de pago falsos 

Hoy en día, los estafadores son cada vez más sofisticados e incluso crean recibos de pago falsos para intentar completar pedidos sin pagarlos.

Como resultado, es muy común encontrar recibos de pago de Pix con fechas de pago alteradas, o incluso comprobantes de pago con importes modificados. 

Con las comprobaciones diarias, es fácil verificar que el dinero no entró en la cuenta, por lo que posiblemente se trató de una estafa.

Transacciones canceladas

Otra situación muy común es la de una transacción cancelada, en la que la persona realiza el pago, pero minutos después lo impugna ante el banco.

Esta disputa podría provocar que el banco cancele la transacción, dejando al vendedor en una situación de pérdida. Sin embargo, con la verificación correspondiente, esto puede detectarse en pocas horas.

Conciliación financiera y bancaria: ¿cuál es la diferencia?

Los conceptos de conciliación financiera y conciliación bancaria son sinónimos, aunque esta última se utiliza específicamente para evaluar los datos de una cuenta bancaria.

Así pues, mientras que la conciliación financiera evalúa los ingresos procedentes de todas las fuentes, incluido el efectivo u otras cuentas, la conciliación bancaria evalúa específicamente los datos de una sola cuenta.

Por este motivo, la conciliación bancaria suele ser un servicio ofrecido por las entidades financieras, cuyo objetivo es brindar mayor tranquilidad a sus clientes.

Una evaluación financiera integral suele ser un servicio que prestan las empresas de consultoría o contabilidad, donde los profesionales evalúan todos los datos financieros aportados por el cliente.

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¿Cómo realizar una conciliación financiera?

Para realizar una conciliación financiera, tiene dos opciones principales: evaluar sus ingresos usted mismo o pagar a una empresa para que lo haga.

Como ya explicamos anteriormente, los bancos suelen ofrecer un servicio de conciliación bancaria, que evalúa todas las transacciones entrantes y emite informes que facilitan el análisis general.

Por lo tanto, el primer paso para verificar su saldo es ponerse en contacto con los bancos donde tiene cuentas para solicitar estos informes.

Una vez hecho esto, evalúe cada transacción comparándola con los registros de otras fuentes para determinar si todo cumple con la normativa.

Sin embargo, si lo prefiere, puede ponerse en contacto con un contable o asesor financiero para que realice esta evaluación por usted.

En este caso, simplemente envíe toda su información financiera al profesional, incluidos los ingresos, para que pueda realizar una evaluación detallada.

Para esta segunda opción, tendrás que invertir algo de dinero, pero si buscas comodidad, es una buena elección.

¿Qué se debe hacer cuando se detectan errores en el procedimiento?

Tras realizar la conciliación financiera, es posible que se produzca alguna discrepancia en la información, ya sea un aumento o una disminución.

En caso de discrepancias que resulten en importes mayores, estas pueden deberse a errores durante el procesamiento del pago, tales como:

• Cantidad de píxeles incorrecta;
• Problemas con la nómina de los empleados;
• No tener en cuenta los descuentos al comprar bienes;
• Entre otros.

En este caso, lo único que debe hacer es identificar de dónde proviene el error y corregirlo lo antes posible pagando la cantidad faltante o ajustando la información de verificación.

Si el problema implica valores faltantes, esto indica que se realizó algún ingreso con un monto incorrecto o que se retiró de la cuenta una cantidad no esperada.

Para resolver la situación, realice un análisis detallado para identificar dónde radica el error y, una vez obtenidas las respuestas, explore las vías legales para solucionar el problema.

Sea cual sea su situación, lo cierto es que la conciliación financiera le permite evaluar cada asiento contable poco después de que se produzca, lo que ayuda a resolver cualquier posible error.

Por lo tanto, si aún no realiza este tipo de comprobación, deje de perder el tiempo e incluya esta tarea en su rutina para evitar pérdidas.

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