Rapprochement financier : qu’est-ce que c’est et comment le réaliser ?
LE rapprochement financier Il s'agit d'une procédure de contrôle très importante pour les entreprises qui souhaitent éviter les incohérences dans leurs registres de recettes.
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De plus, étant donné que toute erreur dans l'enregistrement des revenus peut entraîner des problèmes lors de la déclaration annuelle des impôts, effectuer des vérifications périodiques constitue également une mesure de sécurité.
Mais comment fonctionne cette procédure ? Qui peut la réaliser ? Est-il nécessaire de faire appel à un professionnel ?
Ces questions, et bien d'autres, trouveront réponse dans le contenu ci-dessous. Si vous souhaitez comprendre le fonctionnement de cette procédure, poursuivez votre lecture !
Qu'est-ce que le rapprochement financier ?
De nombreuses entreprises effectuent déjà des procédures de rapprochement financier, mais elles n'en ont même pas conscience, car elles utilisent souvent d'autres appellations, telles que... contrôle d'accès ou conférence sur la facturation.
Cependant, le rapprochement financier est en réalité une pratique qui vise à vérifier chaque enregistrement de fonds entrants afin de s'assurer qu'il n'y a pas d'écarts avec le montant réellement reçu.
De cette manière, la situation classique d'une caisse enregistreuse affichant un montant supérieur aux recettes réelles, ou d'un compte d'entreprise présentant des valeurs inférieures aux enregistrements, peut être facilement identifiée et résolue.
De plus, ce rapprochement permet également d'éviter les problèmes lors des audits, car des comptes faisant apparaître un solde supérieur à celui déclaré entraînent des écarts, qui peuvent être sanctionnés par des amendes.
C’est pourquoi le maintien de ce contrôle est très important pour les entreprises qui souhaitent suivre de près leurs finances et ainsi éviter tout problème, qu’il soit financier ou lié aux audits.
Quelles situations cette procédure permet-elle d'éviter ?
Lorsqu'on parle de rapprochement bancaire, beaucoup de gens ne comprennent pas la nécessité de vérifier leur solde bancaire presque quotidiennement. Après tout, ne serait-il pas plus simple de remettre cela à plus tard, au moment de remplir leur déclaration de revenus annuelle ?
À des fins d'audit, cet avis peut même se justifier, bien que la résolution des divergences soit beaucoup plus facile lorsqu'elles sont identifiées au début.
Mais, notamment pour les petites entreprises, le rapprochement bancaire permet d'éviter les problèmes de trésorerie causés par des tentatives de fraude.
Vous trouverez ci-dessous quelques exemples :
Images fantômes
Presque tous les commerçants ont déjà été confrontés à la situation traumatisante de recevoir un paiement Pix fantôme, c'est-à-dire lorsque le « client » prétend avoir effectué la transaction, alors que c'est un mensonge.
En effectuant un rapprochement financier quotidien, vous vous assurez que cette tentative de fraude est identifiée le plus tôt possible, et notamment pour les établissements en ligne, cela empêche la commande d'être traitée.
faux reçus de paiement
De nos jours, les escrocs deviennent chaque jour plus sophistiqués et vont même jusqu'à créer de faux reçus de paiement pour tenter de finaliser des commandes sans les payer.
Par conséquent, les reçus de paiement Pix avec des dates de paiement modifiées, voire des bordereaux de paiement avec des montants modifiés, sont très courants.
Grâce à des vérifications quotidiennes, il est facile de constater que l'argent n'a pas été versé sur le compte ; il s'agissait donc probablement d'une escroquerie.
Transactions annulées
Une autre situation très courante est celle d'une transaction annulée, où la personne effectue le paiement, mais le conteste quelques minutes plus tard auprès de sa banque.
Ce litige pourrait entraîner l'annulation de la transaction par la banque, pénalisant ainsi le vendeur. Toutefois, une vérification permet de le déceler en quelques heures.
Rapprochement financier et bancaire : quelle est la différence ?
Les concepts de rapprochement financier et de rapprochement bancaire sont synonymes, bien que ce dernier soit spécifiquement utilisé pour évaluer les données d'un compte bancaire.
Ainsi, tandis que le rapprochement financier évalue les revenus de toutes sources, y compris les espèces ou autres comptes, le rapprochement bancaire évalue spécifiquement les données d'un seul compte.
C’est pourquoi le rapprochement bancaire est généralement un service proposé par les institutions financières, qui visent à offrir une plus grande tranquillité d’esprit à leurs clients.
Une évaluation financière complète est généralement un service fourni par des cabinets de conseil ou d'expertise comptable, où des professionnels évaluent toutes les données financières fournies par le client.
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Comment effectuer un rapprochement bancaire ?
Pour effectuer un rapprochement financier, vous avez deux options principales : évaluer vous-même vos revenus ou payer une entreprise pour le faire.
Comme nous l'avons expliqué précédemment, les banques proposent généralement un service de rapprochement bancaire, qui évalue toutes les transactions entrantes et génère des rapports facilitant l'analyse globale.
La première étape pour vérifier votre solde consiste donc à contacter les banques où vous avez des comptes afin de demander ces relevés.
Une fois cette étape franchie, évaluez chaque transaction en la comparant aux enregistrements provenant d'autres sources afin de déterminer si tout est conforme.
Toutefois, si vous préférez, vous pouvez contacter un comptable ou un conseiller financier pour qu'il effectue cette évaluation pour vous.
Dans ce cas, il vous suffit d'envoyer toutes vos informations financières au professionnel, y compris vos rentrées d'argent, afin qu'il puisse effectuer une évaluation détaillée.
Cette deuxième option nécessitera un investissement financier, mais si vous recherchez la facilité d'utilisation, c'est un bon choix.
Que faire lorsque des erreurs sont identifiées dans la procédure ?
Après rapprochement financier, certaines informations peuvent présenter un écart, soit une augmentation, soit une diminution.
En cas d'écarts entraînant des montants plus élevés, ceux-ci peuvent être dus à des erreurs lors du traitement des paiements, telles que :
- Nombre de pixels incorrect ;
- Problèmes liés à la paie des employés ;
- Omission de tenir compte des remises lors de l'achat de marchandises ;
- Entre autres.
Dans ce cas, il vous suffit d'identifier l'origine de l'erreur et de la corriger au plus vite en payant le montant manquant ou en modifiant les informations de vérification.
Si le problème concerne des valeurs manquantes, cela indique qu'une saisie a été effectuée avec un montant incorrect, ou qu'un montant inattendu a été retiré du compte.
Pour résoudre la situation, procédez à une analyse détaillée afin d'identifier l'origine de l'erreur, et après avoir obtenu les réponses, explorez les voies légales pour résoudre le problème.
Quelle que soit votre situation, le fait est que le rapprochement financier vous permet d'évaluer chaque écriture peu après sa survenance, ce qui contribue à résoudre les erreurs potentielles.
Par conséquent, si vous n'effectuez pas déjà ce type de vérification, arrêtez de perdre du temps et intégrez cette tâche à votre routine afin d'éviter les pertes.
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