Financiële afstemming: wat is het en hoe doe je het?

DE financiële afstemming Dit is een zeer belangrijke controleprocedure voor bedrijven die discrepanties in hun ontvangstenadministratie willen voorkomen.

En aangezien elke fout in de registratie van inkomsten problemen kan veroorzaken bij het indienen van de jaarlijkse belastingaangifte, is het uitvoeren van periodieke controles ook een voorzorgsmaatregel.

Maar hoe werkt deze procedure precies? Wie kan het uitvoeren? Is het nodig om hiervoor een professional in te huren? 

Deze en andere vragen worden verderop in de tekst beantwoord, dus als je wilt begrijpen hoe deze procedure werkt, lees dan verder!

Wat is financiële afstemming?

Veel bedrijven voeren al procedures voor financiële afstemming uit, maar ze zijn zich daar vaak niet van bewust, omdat ze er andere benamingen voor gebruiken, zoals... toegangscontrole of factureringsconferentie.

Het is echter een feit dat financiële afstemming een praktijk is die tot doel heeft elke registratie van inkomend geld te controleren om ervoor te zorgen dat er geen discrepanties zijn met het daadwerkelijk ontvangen bedrag.

Op deze manier kan de klassieke situatie waarbij de kassa meer geld aangeeft dan er daadwerkelijk is binnengekomen, of waarbij de bedrijfsrekening lagere bedragen weergeeft dan geregistreerd, gemakkelijk worden herkend en opgelost.

Bovendien helpt deze afstemming ook om problemen bij audits te voorkomen, aangezien rekeningen met een hoger saldo dan aangegeven leiden tot discrepanties die bestraft kunnen worden met boetes. 

Daarom is het handhaven van deze controle zeer belangrijk voor bedrijven die hun financiën nauwlettend in de gaten willen houden en zo problemen willen voorkomen, zowel financiële als problemen die verband houden met audits.

Persoonlijke financiën voor jongeren: een solide basis leggen vanaf het begin (valornoticias.com).

Welke situaties kunnen met deze procedure worden vermeden?

Als we het over financiële afstemming hebben, begrijpen veel mensen niet waarom het nodig is om hun banksaldo bijna dagelijks te controleren. Het zou immers makkelijker zijn om dat te doen wanneer ze hun jaarlijkse belastingaangifte indienen.

Voor controledoeleinden kan deze mening zelfs zinvol zijn, hoewel het oplossen van afwijkingen veel gemakkelijker is als ze vroegtijdig worden vastgesteld.

Maar, met name voor kleinere bedrijven, helpt financiële afstemming om liquiditeitsproblemen als gevolg van fraudepogingen te voorkomen.

Hieronder volgen enkele voorbeelden:

Spookfoto's 

Vrijwel elke handelaar heeft wel eens te maken gehad met de traumatische situatie van een spookbetaling via Pix. Dat is in feite een situatie waarbij de "klant" beweert de transactie te hebben uitgevoerd, terwijl dit niet waar is.

Door dagelijks de financiële gegevens te controleren, zorgt u ervoor dat deze poging tot fraude zo snel mogelijk wordt ontdekt. Vooral bij online bedrijven voorkomt dit dat de bestelling wordt verwerkt.

Valse betalingsbewijzen 

Tegenwoordig worden oplichters met de dag geraffineerder en maken ze zelfs valse betalingsbewijzen om bestellingen af te ronden zonder ervoor te betalen.

Het gevolg hiervan is dat Pix-betaalbewijzen met gewijzigde betaaldatums, of zelfs betaalstrookjes met aangepaste bedragen, zeer vaak voorkomen. 

Door dagelijkse controles is het eenvoudig te verifiëren dat het geld niet op de rekening is gestort, waardoor het mogelijk om oplichting ging.

Geannuleerde transacties

Een andere veelvoorkomende situatie is een geannuleerde transactie, waarbij de persoon de betaling verricht, maar deze enkele minuten later bij de bank betwist.

Dit geschil kan ertoe leiden dat de bank de transactie annuleert, waardoor de verkoper verlies lijdt. Met verificatie kan dit echter binnen enkele uren worden vastgesteld.

Financiële afstemming en bankafstemming: wat is het verschil?

De begrippen financiële afstemming en bankafstemming zijn synoniem, hoewel de laatste specifiek wordt gebruikt om de gegevens van een bankrekening te evalueren.

Financiële afstemming beoordeelt inkomsten uit alle bronnen, inclusief contant geld of andere rekeningen, terwijl bankafstemming specifiek gegevens van één enkele rekening beoordeelt.

Om die reden is bankafstemming doorgaans een dienst die wordt aangeboden door financiële instellingen, met als doel hun klanten meer gemoedsrust te bieden.

Een uitgebreide financiële beoordeling is doorgaans een dienst die wordt aangeboden door advies- of accountantskantoren, waarbij professionals alle financiële gegevens van de klant evalueren.

Noodfonds: Wat het is, de voordelen en hoe je er een kunt opzetten – Valor News.

Hoe voer je een financiële afstemming uit?

Om een financiële afstemming uit te voeren, heeft u twee belangrijke opties: uw inkomsten zelf evalueren of een bedrijf inhuren om dit voor u te doen.

Zoals we eerder hebben uitgelegd, bieden banken over het algemeen een bankafstemmingsservice aan, die alle inkomende transacties evalueert en rapporten genereert die een algehele analyse vergemakkelijken.

De eerste stap om uw saldo te controleren is dus contact opnemen met de banken waar u rekeningen heeft om deze overzichten op te vragen.

Zodra dit is gedaan, evalueer je elke transactie door deze te vergelijken met gegevens uit andere bronnen om te bepalen of alles in orde is.

U kunt echter ook, indien gewenst, contact opnemen met een accountant of financieel adviseur om deze beoordeling voor u te laten uitvoeren.

Stuur in dit geval al uw financiële gegevens, inclusief inkomsten en uitgaven, naar de professional, zodat deze een gedetailleerde analyse kan uitvoeren.

Voor deze tweede optie moet u wel wat geld investeren, maar als u op zoek bent naar gemak, is het een goede keuze.

Wat moet er gebeuren als er fouten in de procedure worden geconstateerd?

Na het uitvoeren van een financiële afstemming kan er een discrepantie ontstaan in de gegevens, zowel een toename als een afname.

In geval van afwijkingen die tot hogere bedragen leiden, kunnen deze het gevolg zijn van fouten tijdens de betalingsverwerking, zoals:

• Onjuist aantal pixels;
• Problemen met de salarisadministratie van werknemers;
• Het niet in rekening brengen van kortingen bij de aankoop van goederen;
• Onder andere.

In dit geval hoeft u alleen maar te achterhalen waar de fout vandaan komt en deze zo snel mogelijk te corrigeren door het ontbrekende bedrag te betalen of de verificatiegegevens aan te passen.

Als het probleem ontbrekende waarden betreft, duidt dit erop dat er een boeking met een onjuist bedrag is gedaan, of dat er een bedrag van de rekening is afgeschreven dat niet de bedoeling was.

Om de situatie op te lossen, moet een gedetailleerde analyse worden uitgevoerd om de oorzaak van de fout te achterhalen. Nadat de antwoorden zijn gevonden, moeten juridische mogelijkheden worden onderzocht om de situatie te verhelpen.

Wat uw situatie ook is, feit is dat financiële afstemming u in staat stelt elke boeking kort na de boeking te evalueren, wat helpt bij het opsporen van eventuele fouten.

Als u dit soort controles dus nog niet uitvoert, stop dan met tijdverspilling en neem deze taak op in uw routine om verliezen te voorkomen.

Lees ook: Contracten met leveranciers heronderhandelen: ontdek hoe het moet! – Valor News.