Conciliação financeira: o que é e como fazer?

A conciliação financeira é um procedimento de controle muito importante para empresas que desejam evitar divergências nos registros de recebimentos.

E, considerando que qualquer erro no registro de entradas de dinheiro pode trazer problemas no momento das declarações anuais, fazer a conferência periódica é também uma medida de segurança.

Mas, como esse procedimento funciona? Quem pode fazer? É necessário contratar um profissional para isso? 

Essas e outras dúvidas serão respondidas ao longo do conteúdo abaixo, portanto, se deseja entender como esse procedimento funciona, continue a leitura!

O que é conciliação financeira?

Muitas empresas já realizam o procedimento de conciliação financeira, mas sequer têm noção disso, visto que costumam dar outros nomes, como controle de entradas ou conferência de faturamento.

Mas, o fato é que a conciliação financeira é uma prática que busca conferir cada registro de entrada de dinheiro, a fim de garantir que não existem divergências com o valor realmente recebido.

Dessa forma, aquela situação clássica do caixa registrar mais dinheiro do que realmente entrou, ou a conta da empresa estar com valores abaixo do registrado podem ser facilmente identificadas e solucionadas.

Além disso, essa conferência também ajuda a evitar problemas com fiscalização, afinal, as contas terem mais dinheiro do que o declarado resulta em divergências, que podem ser punidas com multas. 

Por esse motivo, fazer esse controle é muito importante para empresas que desejam acompanhar as finanças de perto, e com isso evitar qualquer problema seja este monetário, ou com a fiscalização.

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Quais situações podem ser evitadas com esse procedimento?

Quando falamos em conciliação financeira muitas pessoas não entendem a necessidade de acompanhar quase diariamente o saldo da conta bancária. Afinal, não seria mais fácil deixar isso para o momento da declaração anual?

Para fins de fiscalização, essa opinião pode até fazer sentido, embora resolver problemas de divergência seja muito mais fácil quando a identificação é precoce.

Mas, especialmente para empresas menores, a conciliação financeira ajuda a evitar problemas de caixa causados por tentativas de golpes.

Veja abaixo alguns exemplos disso:

Pix fantasma 

Praticamente todo lojista já lidou com a situação traumática de receber um pix fantasma, que é basicamente aquela situação em que o “cliente” diz que fez a transação, mas é mentira.

Ao fazer a conciliação financeira diária você garante a identificação dessa tentativa de golpe o quanto antes, e especialmente para estabelecimentos online, isso evita a continuidade do pedido.

Comprovantes de pagamento falsos 

Hoje em dia os golpistas se aprimoram a cada dia, e fazem até mesmo comprovantes falsos de pagamento para tentar concluir pedidos sem pagar por eles.

Com isso, comprovantes pix com data de pagamento alterada, ou até mesmo boletos com valores modificados são muito comuns. 

Com a conferência diária, fica fácil verificar que o valor não entrou na conta, então, possivelmente se tratava de um golpe.

Transações canceladas

Outra situação muito comum é a transação cancelada, na qual a pessoa até faz o pagamento, mas, minutos depois o contesta no banco.

Essa contestação pode fazer com que o banco cancele a transação, o que deixa o vendedor no prejuízo. Mas, com a conferência isso pode ser identificado em poucas horas.

Conciliação financeira e bancária: qual a diferença?

Os conceitos de conciliação financeira e bancária são sinônimos, embora este segundo sirva para avaliar especificamente os dados de uma conta bancária.

Então, enquanto a conferência financeira avalia entradas de todas as fontes, incluindo em dinheiro ou em outras contas, a bancária avalia especificamente os dados de uma conta.

Por esse motivo, a conferência bancária é normalmente um serviço oferecido por instituições financeiras, que visam fornecer mais tranquilidade aos seus clientes.

Já a avaliação financeira geral costuma ser um serviço fornecido por escritórios de consultoria ou contabilidade, nos quais os profissionais avaliam todos os dados de entradas financeiras do cliente.

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Como fazer uma conciliação financeira?

Para fazer uma conciliação financeira você tem duas opções principais: avaliar suas entradas financeiras por conta própria, ou pagar uma empresa para fazer isso.

Conforme explicamos anteriormente, geralmente os bancos oferecem o serviço de conferência bancária, que avalia todas as entradas e emite relatórios que facilitam a análise geral.

Então, o primeiro passo para fazer a conferência é justamente entrar em contato com os bancos nos quais possui conta para solicitar esses relatórios.

Isso feito, avalie cada transação comparando com os registros de outras fontes, a fim de descobrir se tudo está dentro da conformidade.

Mas, caso prefira, você pode entrar em contato com um contador ou consultor financeiro para que ele faça essa avaliação por você.

Neste caso, basta enviar todos os seus dados financeiros para o profissional, incluindo entradas de dinheiro em caixa, para que ele faça a avaliação detalhada.

Para esta segunda proposta você terá que investir um valor, mas, se procura por praticidade, é uma boa opção.

O que fazer ao identificar erros no procedimento?

Após fazer a conciliação financeira pode ocorrer de alguma informação resultar em divergência, seja para mais, ou para menos.

No caso de divergências para mais, estas podem ocorrer por algum engano no momento dos pagamentos, como:

• Pix no valor errado;
• Problemas com as folhas de pagamento dos funcionários;
• Ausência de contabilização de descontos ao comprar mercadorias;
• Entre outros.

Nesse caso, basta que você identifique de onde vem o erro, e o regularize o quanto antes através do pagamento do valor faltante, ou pelo ajuste das informações de conferência.

Já se o problema for valores a menos, isso indica que alguma entrada ocorreu no valor incorreto, ou que saiu algum valor da conta que não estava previsto.

Para resolver a situação, faça uma análise detalhada para identificar onde está o erro, e após conseguir as respostas, verifique meios legais de resolver a situação.

Seja qual for a sua situação, o fato é que a conciliação financeira permite avaliar cada entrada pouco tempo depois desta ocorrer, o que favorece a resolução de possíveis erros.

Por isso, se você ainda não faz esse tipo de conferência, pare de perder tempo e inclua essa tarefa na rotina para evitar prejuízos.

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